Deaktivierung und Löschung von Konten im MLU.Chat

Kurzversion: Nach Ende der Nutzungsberechtigung erfolgt die Konto-Deaktivierung und mit einer Übergangsfrist von einem Jahr, die Löschung.

Liebe Nutzerinnen und Nutzer,
ab dem 1. Oktober 2026 werden wir damit beginnen, Konten, deren Nutzungsberechtigung abgelaufen ist, im MLU.Chat regelmäßig automatisiert zu deaktivieren.
Ein ununterbrochen ein Jahr lang deaktiviertes Konto wird – inklusive aller von diesem Konto gesendeten Nachrichten – gelöscht.

Im Folgenden finden Sie

• einen Überblick über Fristen,
• den Ablauf von Deaktivierung und Löschung,
• vor dem Ausscheiden zu erledigende Aufgaben,
• häufige Fragen,
• rechtliche Grundlagen für die Löschung und
• Kontaktmöglichkeiten für Rückfragen.

Fristen

Welche Fristen gelten nach Ausscheiden aus der MLU?

1. Zunächst wird ein Chat-Konto deaktiviert:
   • Studierende: 1 Monat nach Exmatrikulation
   • Mitarbeitende: 1 Monat nach Ausscheiden aus dem Dienst
   • Andere Nutzerinnen und Nutzer: sofort mit dem Ende der Nutzungsberechtigung
2. Erhalten Nutzerinnen und Nutzer innerhalb eines Jahres nach Deaktivierung wieder eine Nutzungsberechtigung für MLU.Chat, so wird deren Konto automatisch reaktiviert. Die Reaktivierung eines MLU.Chat Kontos kann aus technischen Gründen bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen.
3. Ein deaktiviertes Konto wird nach einem Jahr gelöscht. Betroffen ist das Konto selbst sowie Direktnachrichten und Beiträge (inklusive Anhängen, Bildern, Videos und Sprachnachrichten) in Kanälen.

Nutzerinnen und Nutzer haben die Möglichkeit, vor Ablaufen ihrer Nutzungsberechtigung ihr Chat-Konto selbstständig zu löschen. Sie können wichtige Beiträge eigenständig beispielsweise durch manuelle Übertragung in ein gegebenenfalls vorhandenes Dokumentationssystem sichern.

Raum-Typen

• Kanäle sind Räume für die Kommunikation in größeren Gruppen oder zu bestimmten Themen.

• Direktnachrichtenräume sind private Unterhaltungen zwischen genau zwei Personen.

• Gruppenchats basieren ebenfalls auf dem Bereich Direct Messages, sind aber für mehr als zwei Personen gedacht.

Ablauf

Ein aktives Konto wird zunächst deaktiviert und – falls keine Reaktivierung erfolgt – nach einem Jahr gelöscht.

Was bedeutet Deaktivierung konkret?

• Nutzerinnen und Nutzer deaktivierter Konten können sich im MLU.Chat nicht mehr anmelden.
• Deaktivierte Konten erhalten den Namenszusatz (inaktiv – Inhalte werden nach Frist gelöscht).
  
  Dadurch sehen Kolleginnen und Kollegen in Chatverläufen, ob eine Löschung des Kontos inklusive dessen Nachrichten nach einer Übergangsfrist bevorsteht. Aufgrund der Heterogenität der MLU können die Betreiber von MLU.Chat keine Handlungsempfehlung geben, wer verantwortlich ist, welche Inhalte aufbewahrt werden sollten, ob gesichert werden muss und wo und wie gesichert werden kann.
• Nachrichten des deaktivierten Nutzerkontos bleiben bis auf wenige, im Folgenden aufgeführten Ausnahmen erhalten:
  • War das deaktivierte Nutzerkonto letzte Besitzerin oder letzter Besitzer („Owner“) eines Kanals und einziges Mitglied des Kanals, wird der Kanal inklusive aller Inhalte gelöscht.
• War das deaktivierte Nutzerkonto letzte Besitzerin oder letzter Besitzer eines Kanals, wird das Mitglied, das dem Kanal am längsten angehört, neue Besitzerin oder neuer Besitzer.
• Direktnachrichtenräume mit dem deaktivierten Nutzerkonto werden gesperrt. Das Eingabefeld für neue Nachrichten wird durch einen Hinweis ersetzt, dass an dieser Stelle nicht mehr gechattet werden kann.
• Gruppenchats werden nur gesperrt, wenn es nurnoch eine aktive Person gäbe. Anderenfalls bleiben sie normal nutzbar.

Was bedeutet Löschung konkret?

• Nach Löschung des Kontos werden von der Nutzerin oder dem Nutzer gesendeten Nachrichten und Inhalte entfernt, d.h. Fotos, Screenshots, Videos, Audio-Nachrichten und alle anderen gesendeten Anhänge. Dies umfasst ebenfalls Nachrichten, die in Threads gesendet wurden.
• Direktnachrichtenräume mit gelöschten Nutzerkonten werden inklusive Chatbeiträge der Gesprächspartner gelöscht.
• In Gruppenchats und Kanälen bleiben die Chatbeiträge anderer Mitglieder erhalten.

Das Verhalten bei Deaktivierung und Löschung ist von Rocket.Chat selber schlecht bis gar nicht dokumentiert. Daher kann es bei Updates zu Änderung des hier dokumentierten Verhaltens kommen.

Was sollten Nutzerinnen und Nutzer vor dem Ausscheiden tun?

1. Wichtige Inhalte sichern
2. Kanäle übertragen
3. Ggf. Daten exportieren

Häufige Fragen und Antworten

• Was ist MLU.Chat?
  Antwort: MLU.Chat ist ein Chat-System, basierend auf der freien Software Rocket.Chat und für Sie unter https://chat.uni-halle.de/ bereitgestellt.
• Können globale Chat-Administratoren andere als ihre eigenen Nachrichten für Nutzerinnen und Nutzer oder Teams sichern?
  Antwort: Nein, das ist aus Datenschutz-, Berechtigungs- und Kapazitätsgründen nicht möglich.
• Können Kanal-Besitzer Kanalinhalte über die Benutzeroberfläche exportieren?
  Antwort: Rocket.Chat bietet bisher keine solche Möglichkeit. Für Software von Dritten können wir keine Verantwortung übernehmen.
• Kann ich einen Auszug meiner personenbezogenen Daten erhalten?
  Antwort: Ja, bitte wählen Sie dazu Ihr Profilbild, danach die Einstellungen (im Abschnitt Konto), und scrollen bis zum Punkt „Meine Daten“. Dort können Sie entscheiden, ob Sie Ihre personenbezogenen Daten im HTML-Format oder im von Rocket.Chat intern verwendeten JSON-Format herunterladen möchten. Das Zusammenstellen der Daten benötigt einen kurzen Augenblick. MLU.Chat benachrichtigt Sie per E-Mail, sobald Ihre Daten zum Herunterladen bereitstehen.
  
• Können Administratoren endgültig gelöschte Nachrichten wiederherstellen?
  Antwort: Nein, das ist aus technischen Gründen leider nicht möglich.
• Können Chatbeiträge einer Nutzerin oder eines Nutzers in einem bestimmten Kanal auf einen anderen übertragen werden?
  Antwort: Nein, das ist leider aus technischen Gründen nicht möglich.

Grundlage

Die Löschung führen wir auf Grundlage unserer bereits seit Einführung des Dienstes gültigen Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung des MLU.Chat-Dienstes durch:

• „Die Nutzerkonten von Mitgliedern, Angehörigen und Student*innen der MLU, (insbesondere die Nutzerdaten, Kontaktdaten, technische Inhalte) werden nach dem Ausscheiden/der Exmatrikulation (mit einer kurzen Übergangsfrist) gelöscht.“
• „Vor dem Ausscheiden von Nutzer*innen sollten Kanäle, die diese innehaben, auf neue Inhaber übertragen werden.„

Kontakt

Für Rückfragen stehe ich Ihnen persönlich per Direktnachricht oder im #feedback Kanal zur Verfügung.

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Schlagworte: MLU.Chat | Rocket.Chat

Über Felix Pahlow

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• Felix ist seit dem 15. August 2024 am ITZ im Bereich E-Learning tätig.