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7. Nov 2018

Veranstaltungsverwaltung: Tipps zur Einrichtung von Anmeldeverfahren

Verfasst von

Stud.IP bietet dem Anbieter einer Veranstaltung bei deren Verwaltung zahlreiche Möglichkeiten an, Zugangsbeschränkungen festzulegen und Anmeldeverfahren zu gestalten.

Die entsprechenden Regeln können in der Verwaltung einer Veranstaltung unter dem Punkt „Zugangsberechtigungen“ formuliert werden. Hier haben Administratoren oder Dozenten die Möglichkeit, Anmelderegeln zu erzeugen, zu ändern, die Veranstaltung einem an anderer Stelle erzeugtem Anmeldeset zuzuordnen oder das Anmeldeset der Veranstaltung weiter zu bearbeiten.

Werden unter den Zugangsberechtigungen keine Anmelderegeln hinterlegt, ist die Veranstaltung für alle Interessenten frei zugänglich.

In der Praxis traten insbesondere bei Veranstaltungen mit einer maximalen Teilnehmerzahl sowie bei Veranstaltungen mit beschränktem Anmeldezeitraum Probleme auf. Deshalb wollen wir auf diese Fälle an dieser Stelle noch einmal genauer eingehen.

Maximale Teilnehmendenanzahl

In den Grunddaten einer Veranstaltung besteht die Möglichkeit, die maximale Teilnehmerzahl einer Veranstaltung einzutragen.

Dieser Eintrag hat jedoch nur informativen Charakter. Soll diese Zahl als Obergrenze beim Anmeldeverfahren genutzt werden, ist darüber hinaus eine entsprechende Regel zu formulieren. Hier kann z. B. die Regel „Zeitgesteuerte und Teilnahmebeschränkte Anmeldung“ verwendet werden.

Als erstes ist der Zeitpunkt der automatischen Platzverteilung festzulegen. Wird auf diese verzichtet (Häkchen bei „Keine automatische Platzverteilung (Windhund-Verfahren)), erfolgt die Zulassung entsprechend der Anmeldereihenfolge, d. h. wer sich als erstes anmeldet, bekommt den ersten Platz. Bei teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen spielt der Anmeldezeitraum eine große Rolle. Dieser kann unter zeitgesteuerter Anmeldung über Einträge in den Feldern „Start des Anmeldezeitraums“ und „Ende des Anmeldezeitraums“ festgelegt werden.

Nach Speicherung der Regel wird Ihnen unterhalb der Anmelderegeln der Punkt „Beschränkte Teilnehmendenanzahl“ angezeigt. Darunter haben Sie die Möglichkeit, die maximale Anzahl der Teilnehmenden zu ändern und Einstellungen zur möglichen Warteliste vorzunehmen. So können Sie sich entscheiden, ob Sie ein automatisches Nachrücken wünschen und wie viele mögliche Teilnehmer die Warteliste aufnehmen soll.

Beschränkter Anmeldezeitraum

Bei Veranstaltungen mit komplizierten Zugangsbeschränkungen bzw. Anmeldeverfahren stellt die Beschränkung des Anmeldezeitraums häufig ein Problem dar. In den zentral abgelegten Anmeldesets (zu finden unter Tools – Anmeldesets) werden in verschiedenen Regeln Gültigkeitszeiträume abgefragt. So z. B. auch in der Regel „Anmeldung zu maximal n Veranstaltungen“. Hier kann neben der „Maximalen Anzahl erlaubter Anmeldungen“, welche zum Gruppieren von Veranstaltungen (siehe Beitrag zum Gruppieren von Veranstaltungen) genutzt wird, auch ein Gültigkeitszeitraum der Regel eingegeben werden. Der hier eingegebene Zeitraum ist nicht der Anmeldezeitraum, sondern der Zeitraum, in welchem diese Regel angewendet wird.

Für die Beschränkung des Anmeldezeitraums ist über die Schaltfläche „Anmelderegel hinzufügen“ (falls noch nicht vorhanden) eine neue Anmelderegel vom Typ „Zeitgesteuerte Anmeldung“ zu ergänzen.

Dabei sind der Anfang der und das Ende der Anmeldung  (jeweils Datum und Uhrzeit) einzugeben und mit speichern zu bestätigen.

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Nachträgliches Bearbeiten von Veranstaltungen für Anmeldeverfahren

Bei Anmeldesets, bei denen eine Regel zur Teilnehmerbegrenzung eingefügt wurde, wird, bei Aufruf über den Weg Tools – Anmeldesets, unterhalb der Veranstaltung(en) die Schaltfläche „Ausgewählte Veranstaltungen konfigurieren“ angezeigt.

Hier können Angaben zur maximalen Teilnehmendenanzahl oder Angaben zur Warteliste für alle zugeordneten Veranstaltungen vorgenommen werden. Außerdem kann eingestellt werden, ob es sich um eine versteckte Veranstaltung handelt und wie die Anmeldung erfolgt (vorläufig, verbindlich). Als ergänzende Information für den Administrator werden die Anzahl der Teilnehmenden und die Anzahl an Mehrfachteilnahmen ausgegeben.

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Über Daniela Gneist

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