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3. Aug 2022

How to: Raumbuchung

Verfasst von

Das nächste Semester steht vor der Tür und neue Veranstaltungen werden geplant. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie über Stud.IP universitäre Räume buchen können und was Sie dabei beachten sollten.

Folgende zwei Möglichkeiten gibt es für Raumanfragen, springen Sie mit Hilfe des Links einfach zum für Sie passenden Szenario:

  1. Egal ob regelmäßige Veranstaltung, Blocktermin oder unregelmäßige Einzeltermine, wenn Sie für alle Termine den gleichen Raum buchen möchten, gehen Sie vor wie im ersten Abschnitt beschrieben.
  2. Sie benötigen für verschiedene Termine auch verschiedene Räume? Dann gehen Sie bitte vor wie im zweiten Abschnitt beschrieben.

Raumanfrage für alle Termine einer Veranstaltung

Sie haben eine regelmäßige Veranstaltung, eine Blockveranstaltung oder mehrere Einzeltermine und möchten für alle Termine Ihrer Veranstaltung genau einen spezifischen Raum buchen, dann gehen Sie wie folgt vor:

  1. Gehen Sie in der entsprechenden Stud.IP-Veranstaltung auf den Reiter „Verwaltung“.
  2. Klicken Sie anschließend auf den Menüpunkt „Zeiten/Räume“. Dort finden Sie eine Übersicht der regelmäßigen und unregelmäßigen Termine Ihrer Veranstaltung. Sollten Sie diese noch nicht angelegt haben, können Sie das an dieser Stelle tun.
Über den Reiter „Verwaltung“ in Ihrer Stud.IP Veranstaltung finden Sie „Zeiten/Räume“, worüber Raumanfragen für regelmäßige Termine gestellt werden können.
  1. Um eine Raumanfrage für die gesamte Veranstaltung zu stellen, klicken Sie auf „+ Neue Raumanfrage“. Sollte bisher kein regelmäßiger Termin eingetragen sein, können Sie dies über „+ Regelmäßigen Termin hinzufügen“ nachholen.
Durch einen Klick auf „+ Neue Raumanfrage“ kann eine Anfrage für die gesamte Veranstaltung gestellt werden.
  1. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ihre Raumanfrage verwalten können. Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten:

a) Sie wissen bereits welchen Raum Sie anfragen möchten:

Unter „Raum suchen“ geben Sie in der Suchleiste den Raumnamen ein und bestätigen die Eingabe. Anschließend werden Ihnen passende Räume angezeigt. Je nach Belegung zum Zeitraum Ihrer Veranstaltung, werden verschiedene Icons vor dem entsprechenden Raum angezeigt: Ein grünes Häkchen bedeutet, dass der Raum an allen Veranstaltungstagen frei ist. Handelt es sich um ein gelbes Icon mit einem Ausrufezeichen ist der Raum teilweise belegt. Sollte der Raum belegt sein, ist das Icon rot. Haben Sie sich für einen Raum entschieden, wählen Sie diesen in der Liste aus.

Wichtiger Hinweis: Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie auf den Button „Raum auswählen“ klicken, geben in entsprechendes Feld die erwartete Teilnehmendenanzahl ein und beenden erst anschließend Ihre Raumanfrage über „Speichern“ oder „Speichern und zurück zur Übersicht“.

Der Raumname kann in der Suchleiste angegeben werden, damit passende Räume angezeigt werden. Gewünschten Raum anklicken, anschließend „Raum auswählen“ und „Speichern“ klicken.

Um sicher zu gehen, dass Ihre Raumanfrage vollständig erfasst wurde, ist es sinnvoll, diese in „Zeiten/Räume“ unter „Raumanfrage für die gesamte Veranstaltung“ erneut zu überprüfen. Unvollständige Raumanfragen, insbesondere ohne konkrete Angabe eines Raumes, werden nicht bearbeitet, auch wenn kein Anspruch auf einen bestimmten Raum besteht!

b) Sie wissen noch nicht konkret welchen Raum Sie anfragen möchten:

Unter „Raum suchen“ lassen Sie die Suchleiste frei und wählen stattdessen in den wünschbaren Eigenschaften unter „Raumkategorie“ die Möglichkeit „Raum“. Dies anschließend durch einen Klick auf den Haken bestätigen, damit sich weitere Raumeigenschaften angeben lassen. Nun können Sie unter „Raumtyp“ zwischen verschiedenen Optionen (u.a. Hörsaal, Übungsraum, Laborraum oder Computerpool) wählen, sowie die benötigte Anzahl an Sitzplätzen angeben. Wenn der Raum behindertengerecht sein soll oder über einen Beamer, eine Verdunklungseinrichtung, einen Overhead-Projektor oder ein System für Vorlesungsaufzeichnungen verfügen soll, ist dies hier ebenfalls anzugeben. Auch, wenn Sie den Raum schon etwas früher, als zum Veranstaltungsbeginn zur Verfügung haben möchten, können Sie dies unter „Rüstzeit (in Minuten)“ angeben. Haben Sie darüber hinaus weitere Wünsche oder Bemerkungen zur angefragten Raumbelegung, können Sie dies in Form einer Nachricht in das entsprechende Feld eingeben.

Ist kein konkreter Raumname bekannt, können wünschbare Eigenschaften angegeben werden.

Starten Sie die Suche nun durch einen Klick auf „Räume suchen“, sodass Ihnen in einer weiteren Spalte passende Räume angezeigt werden. Je nach Belegung zum Zeitraum Ihrer Veranstaltung, werden verschiedene Icons vor dem entsprechenden Raum angezeigt: Ein grünes Häkchen bedeutet, dass der Raum an allen Veranstaltungstagen frei ist. Handelt es sich um ein gelbes Icon mit einem Ausrufezeichen ist der Raum teilweise belegt. Sollte der Raum belegt sein, ist das Icon rot. Haben Sie sich für einen Raum entschieden, wählen Sie diesen in der Liste aus.

Wichtiger Hinweis: Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie auf den Button „Raum auswählen“ klicken und beenden erst anschließend Ihre Raumanfrage über „Speichern“ oder „Speichern und zurück zur Übersicht“.

Nach der Eingabe der wünschbaren Eigenschaften, werden passende Räume angezeigt. Nach der Auswahl eines Raumes auf „Raum auswählen“, erst anschließend die Anfrage „Speichern“.

Um sicher zu gehen, dass Ihre Raumanfrage vollständig erfasst wurde, ist es sinnvoll, diese in „Zeiten/Räume“ unter „Raumanfrage für die gesamte Veranstaltung“ erneut zu überprüfen. Unvollständige Raumanfragen, insbesondere ohne konkrete Angabe eines Raumes, werden nicht bearbeitet, auch wenn kein Anspruch auf einen bestimmten Raum besteht!

Raumanfragen für Termine in verschiedenen Räumen

Sie können alle Arten von Terminen in einer Veranstaltung verwenden.
Sie haben zum Beispiel mehrere regelmäßige oder einzelne Termine, eine Vorbesprechung als Einzeltermin und einen Blocktermin die in verschiedenen Räumen stattfinden sollen. Auch Termine zur gleichen Zeit in verschiedenen Räumen sind möglich. Möchten Sie für verschiedene Termine einer Veranstaltung auch verschiedene Räume buchen, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Gehen Sie in der entsprechenden Stud.IP-Veranstaltung auf den Reiter „Verwaltung“.
  2. Vergewissern Sie sich, dass sie den betreffenden Einzel- oder Blocktermin bereits unter „Zeiten/Räume“ angelegt haben. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie dies über die drei Punkte unter „Unregelmäßig Termine / Blocktermine“ nachholen.
  3. Nach dem Anlegen der Termine, gehen Sie im linken Auswahlmenü auf „Raumanfragen“ und in „Aktionen“ auf „+ Neue Raumanfrage erstellen“.
In der Verwaltung der Veranstaltung kann über den Reiter „Raumanfragen“ und „Aktionen“, „+ Neue Raumanfrage erstellen“ eine Raumanfrage für Einzel-/Blocktermine gestellt werden.
  1. Wählen Sie über die Dropdown-Liste nun die betreffende Einzelveranstaltung aus und bestätigen Ihre Wahl mit „Erstellen“.
Über die Dropdown-Liste kann der entsprechende Termin, für den ein Raumbuchung vorgenommen werden soll, ausgewählt werden.
  1. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ihre Raumanfrage verwalten können. Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten:

a) Sie wissen bereits welchen Raum Sie anfragen möchten:

Unter „Raum suchen“ geben Sie in der Suchleiste den Raumnamen ein und bestätigen die Eingabe. Anschließend werden Ihnen passende Räume angezeigt. Je nach Belegung zum Zeitraum Ihrer Veranstaltung, werden verschiedene Icons vor dem entsprechenden Raum angezeigt: Ein grünes Häkchen bedeutet, dass der Raum an allen Veranstaltungstagen frei ist. Handelt es sich um ein gelbes Icon mit einem Ausrufezeichen ist der Raum teilweise belegt. Sollte der Raum belegt sein, ist das Icon rot. Haben Sie sich für einen Raum entschieden, wählen Sie diesen in der Liste aus.

Nach der Eingabe des Raumnamens, werden passende Räume inkl. ihrer Belegung angezeigt.

Wichtiger Hinweis: Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie auf den Button „Raum auswählen“ klicken, geben in entsprechendes Feld die erwartete Teilnehmendenanzahl ein und beenden erst anschließend Ihre Raumanfrage über „Speichern“ oder „Speichern und zurück zur Übersicht“.

Um sicher zu gehen, dass Ihre Raumanfrage vollständig erfasst wurde, ist es sinnvoll, diese in „Raumanfragen“ unter „Vorhandene Raumanfragen“ erneut zu überprüfen. Dafür klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf den Button „i„, wo Sie alle Informationen zur Raumanfrage finden. Unvollständige Raumanfragen, insbesondere ohne konkrete Angabe eines Raumes, werden nicht bearbeitet, auch wenn kein Anspruch auf einen bestimmten Raum besteht!

b) Sie wissen noch nicht konkret welchen Raum Sie anfragen möchten:

Unter „Raum suchen“ lassen Sie die Suchleiste frei und wählen stattdessen in den wünschbaren Eigenschaften unter „Raumkategorie“ die Möglichkeit „Raum“. Dies anschließend durch einen Klick auf den Haken bestätigen, damit sich weitere Raumeigenschaften angeben lassen. Nun können Sie unter „Raumtyp“ zwischen verschiedenen Optionen (u.a. Hörsaal, Übungsraum, Laborraum oder Computerpool) wählen, sowie die benötigte Anzahl an Sitzplätzen angeben. Wenn der Raum behindertengerecht sein soll oder über einen Beamer, eine Verdunklungseinrichtung, einen Overhead-Projektor oder ein System für Vorlesungsaufzeichnungen verfügen soll, ist dies hier ebenfalls anzugeben. Auch, wenn Sie den Raum schon etwas früher, als zum Veranstaltungsbeginn zur Verfügung haben möchten, können Sie dies unter „Rüstzeit (in Minuten)“ angeben. Haben Sie darüber hinaus weitere Wünsche oder Bemerkungen zur angefragten Raumbelegung, können Sie dies in Form einer Nachricht in das entsprechende Feld eingeben.

Starten Sie die Suche nun durch einen Klick auf „Räume suchen“, sodass Ihnen in einer weiteren Spalte passende Räume angezeigt werden. Je nach Belegung zum Zeitraum Ihrer Veranstaltung, werden verschiedene Icons vor dem entsprechenden Raum angezeigt: Ein grünes Häkchen bedeutet, dass der Raum an allen Veranstaltungstagen frei ist. Handelt es sich um ein gelbes Icon mit einem Ausrufezeichen ist der Raum teilweise belegt. Sollte der Raum belegt sein, ist das Icon rot. Haben Sie sich für einen Raum entschieden, wählen Sie diesen in der Liste aus.

Bei der Raumsuche können die wünschbaren Eigenschaften des Raumes angegeben werden.

Wichtiger Hinweis: Bestätigen Sie Ihre Wahl, indem Sie auf den Button „Raum auswählen“ klicken und erst anschließend Ihre Raumanfrage über „Speichern“ oder „Speichern und zurück zur Übersicht“ beenden.

Um sicher zu gehen, dass Ihre Raumanfrage vollständig erfasst wurde, ist es sinnvoll, diese in „Raumanfragen“ unter „Vorhandene Raumanfragen“ erneut zu überprüfen. Dafür klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf den Button „i„, wo Sie alle Informationen zur Raumanfrage finden. Unvollständige Raumanfragen, insbesondere ohne konkrete Angabe eines Raumes, werden nicht bearbeitet, auch wenn kein Anspruch auf einen bestimmten Raum besteht!

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