10. Sep 2024
Für Lehrende erklärt: Losverfahren und Windhundverfahren in Stud.IP
Wenn Sie eine neue Veranstaltung in Stud.IP anlegen, können Sie hierfür in der Verwaltung Zugangsberechtigungen in Form von Anmelderegeln festlegen. Die zwei bekanntesten Verfahren sind dabei das Windhundverfahren und das Losverfahren. Hierbei werden auf unterschiedliche Art Plätze bei begrenzter Teilnehmendenzahl vergeben. Eine grundlegende Erklärung dieser Anmeldeverfahren und Informationen für Studierende finden Sie bereits im Artikel Losverfahren zur Veranstaltungsanmeldung im Stud.IP. Nun möchten wir einige spezifische Fragen zum Losverfahren für Sie als Dozierende klären.
Fragen zum Losverfahren:
- Wann genau wird gelost?
- Kann ich den Loszeitpunkt ändern oder entfernen?
- Was passiert, wenn es mehr Anmeldungen gibt als tatsächlich verfügbare Plätze? Wie funktioniert die Warteliste?
- Was passiert, wenn es weniger Anmeldungen als verfügbare Plätze gibt?
- Können sich Studierende nach vollendeter Losung noch anmelden, wenn die maximale Teilnehmendenzahl der Veranstaltung bereits erreicht ist?
- Was passiert, wenn der Loszeitpunkt vor dem Ende des Anmeldezeitraumes liegt?
- Wie funktionieren Anmeldesets?
Wie aktiviere ich das Windhundverfahren?
Beim Windhundverfahren gilt: Wer sich innerhalb eines festgelegten Zeitraums zuerst einträgt, bekommt einen Platz. Um diese Art der Anmeldung zu aktivieren, klicken Sie auf die Anmelderegel „Zeitgesteuerte und Teilnahmebeschränkte Anmeldung“ und setzen ein Häkchen bei „Keine automatische Platzverteilung“. Danach können Sie keinen Zeitpunkt der automatischen Platzverteilung mehr speichern, es erscheint eine Fehlermeldung. Wählen Sie anstelle dessen dann unter dem Abschnitt „Zeitgesteuerte Anmeldung“ den Anmeldezeitraum aus. In der Veranstaltungsbeschreibung erscheint somit der Text: „Die Anmeldung ist möglich von X bis Y. Es wird eine festgelegte Anzahl von Plätzen in den Veranstaltungen verteilt. Die Plätze werden in der Reihenfolge der Anmeldung vergeben“. In der Veranstaltungsverwaltung können Sie eine Warteliste aktivieren, in die Studierende sich nach Vergabe aller verfügbaren Plätze eintragen können. Bitte verwenden Sie das Windhundverfahren nicht für gute besuchte und begehrte Lehrveranstaltungen oder mit komplexen Anmelderegeln und falls Sie mehrere begehrte Lehrveranstaltungen anbieten, staffeln Sie bitte den Start der Anmeldezeiträume. Legen Sie die Startzeiten der Anmeldezeiträume bitte in die Zeiten von 20:00 Uhr bis 08:00 Uhr, um das Stud.IP für Raumplanende und andere Nutzende möglichst wenig einzuschränken. Danke!
Wie aktiviere ich das Losverfahren?
Wählen Sie ebenfalls die Anmelderegel „Zeitgesteuerte und Teilnahmebeschränkte Anmeldung“ und lassen Sie das Kästchen „Keine automatische Platzverteilung“ leer. Legen Sie den Zeitpunkt der automatischen Platzverteilung und den Anmeldezeitraum fest. Hintergrundgedanke ist dabei die Entlastung von Stud.IP und den Studierenden, welche sich nun innerhalb des festgelegten Zeitraumes zur automatischen Platzverteilung anmelden können. Die verfügbaren Plätze werden anschließend über eine zufällige Losung verteilt. Losverfahren sind dadurch an sich fairer als Windhundverfahren, da es nicht auf die Schnelligkeit bei der Anmeldung ankommt. Je nach gewählten Einstellungen, kann danach eine Warteliste eröffnet und verwaltet werden. Sie haben die Option, bereits eingetragene Studierende, die z.B. die Veranstaltung bereits belegt haben, aber sie wiederholen müssen, vor Zeitpunkt der Losung zuzulassen. Diese werden dann nicht mehr mit gelost.
Wann genau wird gelost?
Die automatische Platzverteilung findet zum von Ihnen gewählten Zeitpunkt statt, welchen Sie flexibel wählen können. Beachten Sie, dass dieser mindestens zwei Stunden in der Zukunft liegen muss.
Kann ich den Loszeitpunkt ändern (z.B. nach hinten verschieben)? Was passiert, wenn ich den Loszeitpunkt entferne?
Ja, sie können den Loszeitpunkt ändern aber nicht entfernen. Wenn Sie den Loszeitpunkt entfernen, bevor gelost wird, gehen auch die Anmeldungen verloren.
Was passiert, wenn es in einer Veranstaltung mit Losverfahren mehr Anmeldungen gibt als tatsächlich verfügbare Plätze? Wie funktioniert die Warteliste?
Direkt beim Anlegen der Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, für diesen Fall eine Warteliste zu aktivieren, indem Sie im entsprechenden Feld einen Haken setzen. Zudem können Sie die Funktion “automatisches Nachrücken aus der Warteliste aktivieren” wählen. Melden sich eingetragene Studierende von der Veranstaltung ab, rücken dann Studierende von der Warteliste nach und werden automatisch in die Veranstaltung eingetragen. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, können Sie manuell nach der Platzverteilung Studierende von der Warteliste in die Veranstaltung eintragen, unabhängig von dem festgelegten Limit der Teilnehmendenzahl. D.h. auch wenn alle Plätze der Veranstaltung belegt sind, können Sie dennoch nachträglich Studierende von der Warteliste hinzufügen (über die Aktion „zu Studierende hochstufen“). In der Teilnehmenden-Übersicht haben sie zusätzlich weitere Aktionen, die sie ausführen können, wie: Austragen, Nachricht senden, etc.
Was passiert, wenn es weniger Anmeldungen als verfügbare Plätze gibt?
Alle Anmeldungen der Studierenden können berücksichtigt werden, d.h. alle Studierenden werden in die Veranstaltung eingetragen. Hierbei entstehen Restplätze. Studierende können sich aber nicht mehr selbstständig eintragen, da der Anmeldezeitraum vorbei ist. Um dies zu verhindern, können Sie nach Ende der automatischen Platzverteilung die Regel zum begrenzten Anmeldezeitraum entfernen (unter Verwaltung –> Zugangsberechtigungen –> Anmeldeset bearbeiten), sodass der Zugang zur Veranstaltung im Rahmen von Restplätzen nach der Auslosung möglich sein sollte.
Können sich Studierende nach vollendeter Losung noch anmelden, wenn die maximale Teilnehmendenzahl der Veranstaltung bereits erreicht ist?
Nein, da der Anmeldezeitraum abgelaufen ist und alle verfügbaren Plätze vergeben sind. Sofern Sie die Funktion der Warteliste aktiviert haben, können sich Studierende nur noch auf die Warteliste setzen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie nach vollendeter Losung die Anmelderegel zum begrenzten Anmeldezeitraum wie oben erwähnt entfernen.
Was passiert, wenn der Loszeitpunkt vor dem Ende des Anmeldezeitraumes liegt? Wie werden Studierende dann eingetragen?
Manchmal verpassen Studierende die rechtzeitige Anmeldung vor der Losung. Damit sich Studierende trotzdem weiterhin in die Veranstaltung eintragen können, können Sie den Anmeldezeitraum auch über den Loszeitpunkt hinaus laufen lassen.
- Fall A: Bei der Losung wurden alle verfügbaren Plätze vergeben. Studierende, die sich nach der Losung anmelden, werden auf die Warteliste gesetzt, sofern Sie diese Option aktiviert haben.
- Fall B: Nach der Losung sind Restplätze verfügbar. Studierende, die sich nach der Losung anmelden, werden nun nach dem Windhundverfahren in die Veranstaltung eingetragen, bis die Restplätze vergeben sind. Danach werden sie auf die Warteliste gesetzt, sofern Sie diese Option aktiviert haben.
Wie funktionieren Anmeldesets?
Sie haben die Möglichkeit, Anmeldesets anzulegen, um zum Beispiel mehrere Veranstaltung und ihre Anmelderegeln zu gruppieren (Beispiel: Sie bieten eine Übung zu vier verschiedenen Terminen an, Studierende sollen sich wegen der Kapazitäten aber nur zu einem Termin anmelden können). Eine grundlegende Erklärung dazu finden Sie im Blogbeitrag „Neues Anmeldeverfahren Anmeldesets“, eine Ergänzung dazu finden Sie im Blogbeitrag „Anmeldungen in mehreren parallel stattfindenden Veranstaltungen begrenzen“.
